Recruitment Process

ในบทความนี้อธิบายถึงขั้นตอน eRecruitment ตั้งแต่การวางแผนรับคน, สัมภาษณ์, ไปจนถึงรับคน และทำสัญญา

ภาพรวมขั้นตอนการทำงานดังต่อไปนี้

1. Staffing Plan - กำหนดจำนวนพนักงานที่ต้องการในแต่ละช่วงเวลา (สามารถวางแผนจาก Job Requisition ได้)
2. Job Opening - ประกาศรับสมัครงาน (บน JobsDB และบนระบบ Frappe)
3. Job Applicant - แจ้งให้ผู้สมัครที่เราสนใจเข้าไปก่อน Job Application ในระบบ Frappe เพื่อสร้าง Application
4. Job Interview + Interview Feedback - นัดสัมภาษณ์และลงผลการสัมภาษณ์ (2 รอบ)
5. Job Offer - เสนองาน (หรือปฏิเสธงาน) และเซ็นต์สัญญาพร้อมกับสร้าง Employee ในระบบ

1) Staffing Plan

เป็นการกำหนดเป้าหมายการมีพนักงานในช่วงเวลาหนึ่ง ตามรูปด้านล่างจะเป็นว่าปัจจุบันยังขาดพนักงานกี่อัตรา Staffing Plan ปกติจะเป็นการทำจากส่วนกลาง

2) Job Opening

เริ่มต้นจากหน้าต่าง Staffing Plan กด [+] เพื่อสร้าง Job Opening (ประกาศสมัครงาน) ซึ่งเราจะประกาศทั้งที่ Website นี้เองตามขั้นตอนนี้และที่ Jobsdb (นอกระบบ)

ที่ Job Opening (เช่น software-developer) เมื่อกรอกข้อมูลเสร็จ เลือก Publish on Website และ Save เพื่อประกาศทาง Website

คลิกที่ See on website เพื่อดู page ประกาศงาน

Note: ในขณะเดียวกันเราจะได้มีการประกาศ Job นี้ที่ JobsDB แล้ว เมื่อได้รับ email จากผู้สมัครและเราสนใจผู้สมัครคนไหน ให้เราส่ง URL ของ Frappe ไปให้กับผู้สมัคร เพื่อให้ผู้สมัครช่วยกรอกข้อมูล Job Application กลัยเข้ามายังระบบ Frappe

3) Job Applicant

เมื่อผู้สมัครได้รับ URL Job และกดปุ่ม Apply Now จากหน้า Website Frappe และทำการกรอกข้อมูล พร้อมแนบไฟล์ Resume

ซึ่งจะสร้างเอกสาร Job Applicant กลับเข้ามาในระบบสำหรับขั้นตอนถัดไป

เลือก Designation (เช่น Software Developer)

4) Job Interview

หลังจากได้ Job Applicant เข้ามาในระบบแล้ว ถัดไปคือการนัดหมายเพื่อ Interview ซึ่งสำหรับเราจะมีการ Interview 2 Round

กดปุ่มเพื่อสร้าง Interview

1 - เลือก Interview Round ซึ่งแต่ละ Round ได้มีการกำหนดผู้สัมภาษณ์เบื้องต้นเอาไว้แล้ว (เปลี่ยนได้)

2 - ผู้สัมภาษณ์แต่ละคนจะสามารถสร้าง Interview Feedback ของตัวเอง ใช้สำหรับกรอกข้อมูลระหว่างการสัมภาษณ์ (ที่ Job Interview Feedback ให้คะแนนและกดปุ่ม submit)

สำหรับ Job Interview นี้เเมื่อได้รับ Feedback ครบแล้วให้เปลี่ยนสภานะเป็น Cleared (ผ่าน) หรือ Rejected (ไม่ผ่าน) และกดปุ่ม Submit

เมื่อผ่านรอบแรก ให้กลับไปที่ Job Application และสร้าง Job Interview - Round 2 เตรียมพร้อมสำหรับผู้สัมภาษณ์ชุดถัดไป

เมื่อกลับมาที่ Job Application จะเห็นผลการสัมภาษณ์ทั้งหมดที่ผ่านมา และหากประเมินการสัมภาษณ์ทั้งหมดแล้ว "ผ่าน" ให้เปลี่ยนสถานะเป้น Accepted และกดปุ่ม Create > Job Offer เพื่อเตรียมแจ้งผลกับผู้สมัคร

5) Job Offer

ในสถานะ Draft ของ Job Offer ส่ง Email เพื่อแจ้งผู้สมัคร

หลังจากผู้สมัครได้ตอบรับ Job Offer แล้ว (ผ่านทางเมล์) ถือว่าจบกระบวนการ

ขั้นตอนสุดท้ายคือการเซ็นต์สัญญา Employee Agreement เมื่อได้พบกับผู้สมัครแล้ว โดยสามารถพิมพ์สัญญาได้ที่หน้าต่าง Job Offer

Note: ก่อนการพิมพ์ Agreement ให้สร้าง Employee master data ก่อน เพราะข้อมูลของ Employee บ่างส่วนใช้ในการพิมพ์สัญญา

End.