Odoo eTax Service

Modules

โมดูลที่ต้องติดตั้ง

• Odoo : frappe_etax_service
• Frappe : etax_inet

ภาพรวมการทำงาน

Odoo เป็นระบบต้นทางที่มีเอกสารทางบัญชี (Tax Invoice) เมื่อต้องการ sign eTax จะส่ง API พร้อมข้อมูลของเอกสารทั้งหมดไปที่ Frappe eTax Server ซึ่งทำหน้าที่เป็นตัวกลาง (proxy) Frappe จะส่ง API ต่อไป eTax Server ของ INET เพื่อทำการ sign เอกสารและคืนกลับมาเป็นเอกสารที่ signed เรียบร้อยแล้ว จากนั้นจึงคืนกลับไปยังต้นทาง

เหตุผลที่มี Frappe eTax Server มาขั้นกลาง?

• ทำหน้าที่เป็นจุดศูนย์รวมของเอกสาร Invoice ทั้งหมด ซึ่งจะมีประโยชน์ในกรณีที่มีมากกว่า 1 ระบบต้นทาง (หลาย ERP หลาย Companies)
• มีรายงานภาพรวมของ eTax ของทุกบริษัท
• มี API ในการเชื่อมต่อที่ง่ายกว่าการเชื่อมต่อกับระบบ eTax INET โดยตรง
• มี Print Format สำหรับออกแบบ Inovice Form (PDF) ในกรณีที่ระบบต้นทางไม่มี Tools ในการทำ Form
• เป็นเสมือน History Log ของระบบซึ่งจะเก็บทั้งเอกสารที่มี Error และเอกสารที่ Success
• อนาคตสามารถเพิ่มบริการที่มากกว่า INET ได้

การตั้งค่าการเชื่อมต่อบน Frappe Server

INET ETax Setting

ตั้งค่า URL (API endpoint) ที่ Frappe จะต้องส่ง API ข้อมูลเอกสารที่ได้รับมาจากระบบต้นทาง (เช่น Odoo) ต่อไปยัง INET

1. Mode (Stop, Test, Production)
2. URL Sign Document สำหรับกรณี Test และ Production
3. URL Get Document Status สำหรับกรณี Test และ Production

INET ETax Service

ตั้งค่า Service Account สำหรับแต่ละ บริษัท-สาขา (มีได้มากกว่า 1) โดยข้อมูลนี้เป็นข้อมูลที่ได้รับจาก INET เมื่อสมัครใช้งาน เพื่อเชื่อต่อเข้าระบบ INET eTax Server

1. User บน Frappe ซึ่งเป็น Account สำหรับให้ระบบปลายทางเข้ามาเชื่อมต่อ (ผ่าน Auth Token ที่สร้างได้จากหน้าต่าง User)
2. ส่วนของข้อมูลการเชื่อต่อที่ได้รับมาจากทาง INET สำหรับแต่ละ บริษัท-สาขา

หมายเหตุ: Auth Token <API Key>:<API Secret> สร้างโดยการกดปุ่ม Generate key ที่ส่วน API Access ของ User ที่ใช้งาน

การตั้งค่าระบบ Odoo

การตั้งค่าการเชื่อมต่อ

หลังจากได้รับ Auth Token : แล้วที่ระบบต้นทาง (Odoo) ให้ทำการตั้งค่าเพื่อเชื่อต่อไปยังระบบ Frappe ดังรูป

1. URL ของ Frappe Server
2. Auth Token ในรูปแบบ :
3. Setting กรณีต้องการให้ระบบ INET ส่งเมล์ให้กับ Customer หลังจากเอกสาร signed แล้ว

การตั้งค่า Doctype Code

ในส่วนนี้เป็นการตั้งค่า Doctype Code สำหรับเอกสารแต่ละประเภท

• Doctype Code คือ code ประเภทเอกสารในการ sign ตาม INET ต้องสอดคล้องกับประเภทเอกสารของระบบ (Customer Invoice, Debit Note หรือ Credit Note)
• เช่น 388 คือใบกำกับภาษีให้เลือก Type = Customer Invoice
• แต่ละ Doctype เลือก Invoice Template โดยระบบจะใช้ในการสร้าง PDF เพื่อส่งไปยัง Frappe Server
• กรณีที่ต้องการใช้ Print Format จากระบบ Frappe ให้เลือก Invoice Template Source = Frappe แทน Odoo โดย Name จะเป็นชือของ Print Format

การทำงานของระบบบน Odoo

แน่นอนว่าการ sign eTax จะใช้สำหรับเอกสาร Customer Invoice ที่มี VAT มาเกี่ยวข้องเท่านั้น ในที่นี้ขอแบ่งการทำงานเป็น 3 กรณี

1. Sign Customer Invoice

กรณีนี้เป็นกรณีที่ปกติที่สุด เมื่อต้องการ Sign Customer Invoice

เอกสารที่ Posted แล้วและมีภาษีมาเกี่ยวข้องจะปรากฏปุ่ม Sign e-Tax Invoice

เลือกประเภทเอกสารและกดปุม Sign

เมื่อการ Sign เสร้จสมบูรณ์จะมีแถวแสดงสถานะ และมี Transaction Code กลับมาจากระบบ INET

เอกสารที่ได้รับการ Sign แล้วจะแนบกลับมาที่ระบบ

2. Sign Credit Note / Debit Note

กรณีที่ต้องการเปลี่ยนแปลง กรณี Credit Note หรือ Debit Note

ต่อเนื่องจากเอกสารที่ได้รับการ Sign เรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม Create Credit Note (หรือ Debit Note)

กดปุ่ม Reverse เพื่อสร้าง Credit Note (หรือ Debit Note) ตามขั้นตอนปกติ

ที่เอกสาร Credit Note ทำการ Post เอกสารตามปกติ จากนั้นกดปุ่ม Sign e-Tax Invoice

เนื่องจากเป็น Credit Note ระบบจะให้เลือก Invoice Template แบบ Credit Note มาเกี่ยวข้องเท่านั้น กดปุ่ม Sign

เช่นเดี่ยวกับกรณี Customer Invoice เมื่อการ Sign เสร้จสมบูรณ์จะมีแถวแสดงสถานะ และมี Transaction Code กลับมาจากระบบ INET

3. Sign เอกสารทดแทนกรณี เปลี่ยนชื่อ / เปลี่ยนที่อยู่

กรณีสุดท้ายเป็นกรณีที่เอกสารที่เอกสาร Customer Invoice ที่ส่ง Sign ไปแล้วมีความผิดพลาด เช่น ที่อยู่ผิด กรณีเช่นนี้ต้องสร้างเอกสารทดแทน

ต่อเนื่องจากเอกสารที่ได้รับการ Sign เรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม Create Replacement e-Tax

การสร้างเอกสารทดแทนจะไม่เหมือนกรณี Credit Note / Debit Note ตรงที่เอกสารเดิมจะถูกยกเลิกทันที ทำให้บน Wizard จะมีข้อความเตือน ว่าหลังจากสร้างเอกสารทดแทนแล้ว ผู้ใช้งานจำต้องยืนยันเอกสารและ Sign เอกสารให้เร็วที่สุด เพื่อให้ระบบ INET eTax Server ได้รับการทำเอกสารทดแทนเช่นเดียวกับระบบ ERP

เลือกเหตุผลที่ต้องทำเอกสารทดแทน และกดปุ่ม Create Replacement

ระบบจะสร้างเอกสารใหม่เพื่อทดแทนเอกสารเดิม โดยจะใช้เลขที่เอกสารเดิม แต่มี -R1 เพื่อระบบ Revision

ทำการยืนยันเอกสาร และทำการ Sign e-Tax Invoice ตามขึ้นตอนปกติ จะสังเกตุได้ว่า เอกสารนี้จะมี Purpose Code และการอ้างอิงถึงเอสารเดิม ข้อมูลนี้เองที่บอกว่าเอกสารนี้เป็นเอกสารทดแทนไปที่ INET eTax Server เช่นเดียวกัน

จบการทำงาน